بعض النظم الالية المستخدمة في المكتبات

بعض النظم الالية المستخدمة في المكتبات

1-نظام المكتبة الالكترونىeLIS

نظام المكتبة الآلي المتطور: aLIS (Advanced Library Information System )

يعتبر نظام المكتبة الآلي المتطور: aLIS (Advanced Library Information System)
نظام عربي أنتج في مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء في جمهورية مصر العربية ، وتم تصميمه بما بتناسب وأحدث المقاييس العالمية في مجال المكتبات ونظم الحاسبات. فهو نظام يعمل على تلبية احتياجات المكتبات العربية ومزود بإمكانية البحث والاسترجاع بالتاريخ الهجري والميلادي، كما أنه معد خصيصا ليقدم لأمين المكتبة إحتياجاته من دعم فني في جميع مراحل العمل اليومي .
وهذا النظام متاح الآن في ثلاثة إصدارات هي:
الإصدارة المبسطة
الإصدارة الموسعة
الإصدارة المتوسطة
يتعامل بثلاث لغات:
اللغة العربية - اللغة الإنجليزية - اللغة الفرنسية
يتم توزيع نظام المكتبة المتطور داخل وخارج مصر ، وهو حتى أكتوبر 2003 يتم استخدامه فى 454 مكتبة
ويتكون النظام من عدة اجزاء هى:
قاعدة البيانات الببليوجرافية: يوفر النظام عملية بناء قواعد البيانات الببليوجرافية فى المكتبة بإستخدام المعايير المقننة الدولية لكافة أنواع الأوعية العادية والمسلسلة مع إمكانية إستخدام أرقام التصنيف لأشهر خطط التصنيف العالمية بالإضافة إلى ضبط النسخ المكررة صيانة وبناء الملفات الأساسية للمكتبة : حيث أن الفهرسة الوصفية والموضوعية تحتاج إلى ملفات إسناد ومراجعة وتصويب فإن النظام يولى هذه العمليات أهمية وإمكانيات خاصة مثل: صيانة وبناء ملفات الإسناد : للمؤلف ،رؤوس الموضوعات ، الناشر ، السلسلة
ضبط السلاسل من الدوريات والحوليات: يعمل النظام على التحكم فى أنواع الأوعية المختلفة والمسلسلة ومتابعة أعدادها واشتراكاتها وتقديم تقارير خاصة بالأعداد وإصدار الاستعجالات للموردين وإدارة عملية التجليد البحث: يستطيع الباحث إجراء عمليات بحث موسعة بطرق شتى بحيث يتم البحث عن الأوعية بخواص وعناصر مختلفة كما يمكن إجراء بحث متقدم
الاستعارة والحجز: يتيح النظام متابعة حركة استعارة الأوعية باستخدام الأعمدة الممغنطة كما يشتمل على كافة إجراءات عمليات الاستعارة الخارجية من إضافة و تعديل و إلغاء و تجديد، كما يصدر استعجالات للمتأخرين ،أما نظام الحجز فيوفر إمكانية حجز الأوعية التي تمت استعارتها من قبل آخرون التزويد: يتيح النظام متابعة الميزانية السنوية - إصدار أوامر الشراء - إصدار الاستعجالات للموردين - طباعة تقارير مختلفة للتزويد … إدارة عملية الاختيار
إصدار التقارير والإحصائيات
إنترنت
مميزات النظام : -
1- إنتاج نظام واحد يمكنه العمل على أكثر من نظام لإدارة قواعد البيانات بنفس الوظائف وبدون تعديل فى البرامج.
2- استخدام أحدث أدوات التطوير العالمية فى مجال البرمجيات وتطبيق معايير الجودة فى جميع مراحل بناء النظام.
3 - تطبيق معايير هندسة نظم المعلومات فى كافة مراحل التطوير مع الحرص على تكامل التطبيقات فى صورتها النهائية.
4 - استيراد وتصدير البيانات من وإلى النظام بالتعامل مع قواعد بيانات مثيلة لمكتبات اخرى تستخدم نفس النظام
5 - مساعدة أمناء المكتبات فى أعمال الجرد السنوى للمكتبات
6 - ميكنة عملية التزويد وربطها بالأوعية الفعلية المسجلة بالمكتبة ( الإصدارة الموسعة )

نعرض أحد أشهر النظم الآلية المتكاملة فى المكتبات وهو أكبر نظام عربي لأتمتة خدمات وإجراءات المكتبات ومرافق المعلومات على إختلافها وينافس فى إمكاناته النظم العالمية الأخرى ألا وهو
نظام معلومات المكتبات المتطورة Advanced Library Information System (Alis)
وفيما يلى نعرض نظام معلومات المكتبات المتطورة
Advanced Library Information System (Alis)
نظام معلومات المكتبات المتطورة هو نظام معتمد لميكنة الأعمال الأساسية والفنية والإدارية التى تتعلق بتداول أوعية المعلومات بين أقسام المعالجة الفنية وخدمات المعلومات في المكتبات ، بحيث يوفر النظام قاعدة بيانات ببليوجرافية وفهرساً حصرياً لمقتنيات المكتبة يرتبطان بالنظم والخدمات الفرعية الأخرى فى النظام كالبحث والاسترجاع والاستعارة والحجز لمقتنيات المكتبة والملفات الإضافية لبيانات المستفيدين والجهات المستفيدة من المكتبة .

ويتضمن أيضاً الجزء الخاص بتكشيف الدوريات ومتابعتها وتحليل محتوياتها ويتعامل مع واجهات التطبيق باللغات (العربية - الإنجليزية)وهذا النظام تم تصميمه بواسطة مجموعة من الخبراء في مجال البرمجيات وتكنولوجيا المعلومات ليلبي جميع المتطلبات التي تتطلع إليها المكتبات العربية والعالمية بمختلف أنواعها سواء العامة منها أو الأكاديمية أو غيرها من أنواع المكتبات .

ويساعد النظام على إدارة المكتبات الرقمية إذ يقوم بميكنة جميع الأعمال الأساسية التي تتم في المكتبة من خلال شبكة الإنترنت بدءاً من بناء قاعدة البيانات وربط المحتوى النصي للأوعية في صورة رقمية بالبيانات الببليوجرافية الخاصة به وصيانة قوائم الإسناد وتكشيف مقالات الدوريات ، ومروراً بتقديم خدمات المعلومات من بحث واستعارة وجرد ووصولاً إلى إتاحة قاعدة البيانات للبحث مع إمكانية عرض المحتوى النصي لأوعية المعلومات ، وتقديم خدمات الإحاطة الجارية للإعلام عن الجديد لما تقتنيه المكتبة في مجالات اهتمامات المستفيدين .

الخصائص العامة للنظام

-1 مزود بإمكانية التشغيل بالشاشات العربية والإنجليزية والفرنسية.
2- يتعامل مع جميع أنواع أوعية المعلومات الببليوجرافية.
3- يتميز بإمكانية تكشيف الدوريات.
4- يتميز بالمرونة في تحديد البيانات الأساسية للمكتبة.
5- يتميز بالمرونة في بناء قوائم الاستناد.
6- يطبق نظام الباركود في الاستعارات والجرد.
7- يتميز بإصدار تقارير وإحصائيات لتقديم الدعم الفني ومتابعة جميع مراحل العمل اليومي بالمكتبة.
8- يتميز بالقدرة على إعطاء صلاحيات استخدام ذات مستويات مختلفة.
-9 يضم قاعدة بيانات واحدة للبيانات العربية والإنجليزية.
10- يتميز بوجود شاشات المساعدة وقاموس بالمصطلحات الدالة باللغة العربية.
-11 يتميز بوجود خاصية بناء موقع للمكتبة على الإنترنت.
12- يتميز بوجود دليل للمستخدم باللغة العربية يعمل على شرح تفصيلي لكيفية إستخدام جميع أجزاء النظام.

المواصفات الفنية لنظام Alis


المواصفات الفنية لنظام
أولا : مواصفات عامة
يدعم خصائص اللغة العربية ونظام النوافذ.
يعمل في بيئة الخادم /العميل(Server/Client).
يطبق بروتوكول TCP/IP مع إمكانية إتاحة موقع للمكتبة علي الإنترنت .
يستخدم مسميات حقول المصطلحات المتعارف عليها في مجال المكتبات.
يسمح بإدخال البيانات باللغات العربية والإنجليزية.

ثانياً: النظام الفرعي للفهرسة
إدخال البيانات
يسمح بفهرسة أشكال الأوعية المختلفة :
كتب
دوائر معارف
مواد سمع بصرية
برامج حاسب
أقراص مدمجة
تقارير سنوية … الخ.
ينبه عن البيانات الناقصة أو المدخلة بطريقة غير مألوفة في الحقول الرئيسية قبل الحفظ.
يميز تاريخ إدخال الوثيقة تلقائيا.
يمكن التعامل مع كل جزء أو مجلد على حدة.
يسمح بتحليل الوثائق (أجزاء الكتب).
يسمح بإضافة ملاحظات عن الوثيقة.
يسمح بإدخال المواد المصاحبة للأوعية (الخرائط، الشفافيات، الأشرطة الكاسيت)
يسمح بإدخال رموز أي خطة تصنيف.
يسمح بالتعامل مع رموز خطتي تصنيف في آن واحد.
يسمح بإدخال قائمة رؤوس موضوعات أو مكنز موضوعى
يسمح بإدخال ملخص ( مستخلص ) عن محتوى الوثيقة.
يسمح بتكشيف الدوريات(متابعة أعداد الدورية – مقالات الدوريات … الخ ).
يسمح بإنشاء ملفات استناد كاملة لكافة العناصر الرئيسية للمصادر والمواد المفهرسة .

يمكن إضافة أي مصطلحات رئيسية.
يمكن إضافة أي رؤوس موضوعات رئيسية إلى القائمة.
تغيير أي من بيانات الوثيقة يتبعه تغيير كامل في التسجيلة.
تغيير علامات الترقيم في الفهرسة يتبعه تغيير كامل في كل التسجيلات.
الإحصاءات والتقارير
•يصدر ويطبع إحصائيات عن عدد المدخلات في المكتبة (يوم/شهر/سنة(
•يصدر ويطبع إحصائيات لإنتاجية كل مفهرس في المكتبة (يوم/شهر/سنة)
•يصدر ويطبع إحصائيات عن عدد المدخلات على مستوى الأوعية.
ثالثاً: متابعة السلاسل (الدوريات)
متابعة الدوريات
متابعة وصول أعداد الدوريات .
إدخال مقالات الدوريات .
إدخال موضوعات لمقالات الدوريات.
إصدار وطباعة قائمة بأعداد الدوريات.
إصدار وطباعة قائمة بالمقالات داخل عدد من دورية.
طباعة قوائم الدوريات التى تم استلامها.
طباعة قوائم بالفجوات في أعداد الدوريات التى لم يتم إستلامها.



رابعاً: النظام الفرعي للبحث على الخط المباشر
البحث وتعدد طرقه (بسيط- مركب)

(البسيط – مركب(

يمكن البحث بالكلمات المفتاحية في كل من الحقول التالية:
•جميع بيانات العنوان (العنوان الرئيسي(
•يمكن البحث بالكلمات الدالة.
•يمكن البحث بعنوان المقالات.
•جميع بيانات الوثيقة (السنة ، رقم التصنيف ، الرقم العام ، رقم الطلب (
•يمكن البحث بأى كلمة من كلمات ملخص الوثيقة
•جميع بيانات المؤلف (المؤلف الرئيسي، المؤلف المشارك، المترجم، المراجع(
•جميع بيانات النشر (الناشر، المدينة، تاريخ النشر (
•جميع بيانات الموضوع (الكلمات الدالة(
•يمكن البحث باسم مؤلف المقالات وبيانات السلاسل
•البحث من خلال كلمة في الملخص
•جميع بيانات الأوعية (كتب، دوريات، مواد سمعية بصرية، أقراص ضوئية(
•يمكن الجمع بين عدة حقول في البحث.
•يمكن البحث بالكلمات المفردة و المركبة.
•يمكن البحث بمقاطع من الكلمة.
•يمكن البحث بالمنطق البوليانى باستخدام روابط (و، أو، ماعدا)
•يمكن تضييق نطاق البحث وتوسيعه (بناء استراتيجية البحث)

خامساً: النظام الفرعي للإعارة
•يصدر رقم مميز للمستفيدين عند إصدار البطاقة.
•إصدار تقارير وإحصائيات لمتابعة عمليات الإعارة.
•يميز بطاقات المستفيدين المدرجين في القائمة السوداء.
•يمكن تجديد بطاقة المستعير دون الحاجة لإدخال بيانات جديدة.
•يظهر بيانات البطاقة على الشاشة.
•يظهر صورة المستفيد ضمن البطاقة على الشاشة.


الحجز

• يمكن حجز الوثائق من قبل المستفيد دون الحاجة للرجوع لمسؤول المكتبة.
•يمكن حجز الوثائق عبر الهاتف / الشبكة الدولية للمعلومات (الإنترنت(
•يلغى الحجز تلقائيا بعد مرور فترة معينة في حالة عدم استلام الوثيقة.
•يلغى الحجز تلقائيا عند إثبات إعارة الوثيقة/ استلام المستفيد لها.
•يصدر قائمة بأولوية الحجز لأكثر من مستفيد.
•يصدر إشعارات حجز لصالح المستفيدين.

إرجاع المواد المعارة
•يحدد تواريخ الإرجاع تلقائيا عند الإعارة وفقا لفئة المستفيد.
•يميز تواريخ العطلات الرسمية والإجازات الخاصة بالمكتبة عند الإرجاع.
•يلغي بيانات إعارة الوثيقة تلقائيا عند إرجاعها.
•يصدر إشعارات بالتأخير.
•يحسب غرامات التأخير بشكل تلقائي وفقا لفئات المستفيدين.
•يمكن التغاضي عن غرامات بعض المستفيدين.
•يمكن قبول جزء من الغرامات دون إلغاء باقي الغرامة.
•يمكن إثبات غرامات أخرى على المستفيد كفقد الوثائق أو تلفها.
•يصدر إيصالات بالغرامة المحصلة.
•يمكن تسجيل الغرامة في تسجيلة المستفيد.

الإحصاءات و التقارير
•يصدر ويطبع إحصائيات بالمستفيدين على فترات مختلفة (يوميا/شهريا/سنويا.(
•يصدر ويطبع إحصائيات بالمستفيدين موزعين على الفئات.
•يصدر ويطبع إحصائيات بالمستفيدين موزعين على الجهات أو الهيئات.
•يصدر ويطبع إحصائيات بالوثائق المعارة على فترات مختلفة.
•يصدر ويطبع إحصائيات بالوثائق المعارة وفقا لطبيعة الوعاء (مفقود-محجوز-معار- مجلد(
يصدر ويطبع إحصائيات بالوثائق المعارة وفقا للموضوعات.
•يصدر ويطبع إحصائيات بالوثائق المستخدمة داخل المكتبة.
سادساً: الضبط المخزني والجرد:

الجرد
•الجرد من خلال المسح الضوئي للباركود.
•الجرد من على الأرفف مباشرة.
•يمكن مضاهاة نتائج الجرد تلقائيا مع الوثائق المعارة.
•يميز الوثائق المفقودة.
•يمكن تقدير الوثائق المفقودة.
•يصدر قوائم بالوثائق التي تم جردها.
•طباعة قوائم الجرد.
•يصدر تقارير عن الوثائق المفقودة.
سابعاًً: خدمات المستفيدين

الإستفسارات
•يمكن عرض بيانات المستفيد من مداخل مختلفة.
•يمكن للمستفيد معرفة الغرامات المستحقة عليه دون اللجوء للموظف.
•يمكن للمستفيد معرفة عدد الكتب التي في حوزته دون اللجوء للموظف.
•يمكن للمستفيد معرفة تواريخ الإرجاع لكل الوثائق التي في حوزته.
•خدمة بريد إلكتروني لإشعار المستفيدين بأي معلومات خاصة بهم.
•يمكن إدخال رغبات المستفيدين.
•يسمح للمستفيد بإرسال أي ملاحظات أو إستفسارات.
ثامناً: إدارة وأمن البيانات

الأمن

•توجد كلمة سر للدخول الي المتعاملين مع النظام ككل.
•هناك تحديد صلاحيات لفئات المستفيدين.
•هناك تحديد صلاحيات لفئات العاملين.
•يمكن تحديد صلاحيات تحديث التسجيلات الخاصة بالوثائق.
•يمكن تحديد صلاحيات تحديث البيانات الخاصة بسجلات المستفيدين.
•يمكن التحكم في الصلاحيات من الإدارة.
•يمكن عمل نسخ احتياطية من الملفات الموجودة بصفة دورية.
•يمكن استرجاع النسخ الاحتياطية من البيانات.

مكونات النظام:الانظمة الفرعية للنظام
• الفهرسة
• البحث
• الاعارة
• ضيط المسلسلات
• الجرد
أولا : الفهرسة
• يتيح إنشاء التسجيلات الببليوجرافية و الاستنادية, و تعديلها طبقا لأحدث طبعات الشكل الاتصالي المعياري Marc 21 لجميع أوعية المعلومات .
• يتيح رسائل و شاشات مساعدة وصفية للحقول و المؤشرات و الحقول الفرعية.
• يتيح إنشاء و صيانة بيانات النسخ أو النسخ المتاحة في النظام لكيان ببليوجرافي واحد وربطها معا سواء بالنسبة للمكتبة أو جميع المكتبات المشتركة معها في قاعدة
• يتيح إضافة صور للأغلفة الأوعية و أي ملفات ملحقة بالأوعية إلي التسجيلات الببليوجرافية.
• يستخرج النظام تقارير بمقتنيات المكتبة، ومعدلات إدخال الأوعية.
• يسمح النظام باستيراد و/أو تصدير التسجيلات الببليوجرافية مفردة أو مجمعة من خلال الوسائط المتعددة .
ثانيا : البحث
النظام يتيح نوعان من البحث هما:
1- البحث البسيط
حيث ان النظام يسمح للمستفيد بالبحث بالكلمة مع اختيار العنصر المطلوب البحث فية (العنوان – المؤلف – الموضوع – الناشر )
2- البحث المركب
يفيد البحث المركب فى بعض الحالات التى لايكون البحث البسيط كافيا للوصول لوعاء معين حيث تتضمن قائمة اختيارات البحث نفس الخيارات فى شاشة البحث البسيط (العنوان – المؤلف – الموضوع – الناشر) بالاضافة لبعض الاختيارات الأخرى كالبحث بالترقيم الدولى والبحث برقم الاستدعاء
ثالثا : الاعارة
وهى تعنى امكانية استخدام اوعية المعلومات المقتناة بالمكتبة سوء خارج المكتبة لفترة زمنية محددة وبشروط معينة تحددها سياسة المكتبة وهى مانطلق علية الاعارة الخارجية او تسجيل مايقوم المستفديون بقراءتة داخل غرف المكتبة حيث يمكن المكتبى من عمل الوظائف التالية
1- عمليات الاعارة
• اعارة خارجية
• اعارة داخلية
• اعارة دائمة
-2 ادارة بيانات المستفدين
• اضافة مستفيد
• قائمة مستفيدين
• اضافة مجموعة مستفيدين
• قائمة مجموعات مستفيدين
• اضافة قواعد الاعارة
• قائمة قواعد الاعارة
• اضافة اشتراك
• ارسال بريد الكترونى
3- المراسلات
• اضافة مراسلات
• قائمة المراسلات
• ارسل انذار
• تاريخ المراسلات
4 - التقارير
• تقرير موقف المستفيد
• تقرير بيانات المستفدين
رابعا : ضبط المسلسلات
يسمح هذا النظام الفرعى بضيط وحصر كافة انواع اوعية المعلومات التى تندرج تحن فئة المصادر المستمرة Continuous Resource كتب دوريات إحصائية سنوية .........الخ، حيث تعتمد على شكل مارك 21 لبيانات المقتنياتMARC21 FOR HOLDING DATA
حيث يتم اعداد تسجيلة ببليوجرافية اساسية للمسلسلات :المصادر الاساسية فى النظام الفرعى .
خامسا : الجــــــــــــــــرد
يختص النظام الفرعى للجرد بنظام المكتبة المتطورةالجديد ELIS بإدرة مقتنيات المكتبة وتحديد الموجود منها بالفعل مقارنة بما هة مسجل بقاعدة بيانات النظام كما يبين النظام الاوعية الموجودة والتى فقدت بالفعل

ملحوظة

أولاً: الأسم الصحيح للنظام هو ALIS اختصاراً لـ(Advanced Library Information System) وهذه النظام من إعداد مركز دعم وإتخاذ القرار بمجلس الوزراء بجمهورية مصر العربية
ويستخدم في غالبية المكتبات الموجودة في مصر إلى الآن عدا بالطبع المكتبات الكبرى التي أعتمدت على النظم العالمية الأخرى التي تدعم صيغة مارك 21

أهم عيوب النظام ALIS

1 - فهذا النظام لايدعم صيغة مارك 21 وبالتالي من وجهة نظري هو من أهم عيوب هذا النظام خصوصاً إدذا أردات المكتبة المستخدمة له التحول لأحد النظم الأخرى. وقد قابلت كم هائل من الشماكل الخاصة بذلك حيث أنني قد عملت على هذا النظام لفترة طويلة و رأيت صعوبة التحول إلى نظام مثل اليونيكورن الذي يدعم صيغة مارك 21
2 - هو قلة عدد التقارير التي يمكن استخراجها من النظام